کمّ و کیف ارتباطات در سازمان یکی از عوامل مهم تاثیرگذار بر کیفیت عملکرد و بهره وری سازمان است. ایجاد ارتباط می تواند با روشهای مختلف و مشخص مثلا ارتباط چهره به چهره یا کتبی رخ دهد اما محتوای ارتباطات محصولی پیچیده و تاریخمند است که تحت تاثیر معانی مشترک ذهنی در میان اعضای سازمان یا نگرش آنان نسبت به مسائل درون سازمان شکل می گیرد و خود به شکل گیری فضای خاص یا جو خاص سازمانی منجر می شود.

جو سازمان، هوایی است که سازمان تنفس می کند. جوّ سازمانی نامناسب و منفی یعنی تنفس هوای مسموم توسط سازمان که نتیجه اش می شود یک سازمان ناخوش، ناتوان و سنگین. برخی از عوامل موجبات مسمومیت هوای سازمان را فراهم می آورند یا آن را تشدید می کنند. من از طرح عوامل متعدد بنیادی و ساختاری که در طولانی مدت عمل کرده و با بسترسازی برای کنش اعضا نوع خاصی از رفتار را تشویق می کنند، صرف نظر نموده و درباره متغیرهایی صحبت می کنم که می توانند موضوع تاثیرگذاری آدمها در میان مدت باشند.

به نظر می رسد متغیرهای میان مدت تاثیر گذار بر جوّ سازمانی را می توان برای روشنتر شدن بحث به دو دسته تقسیم کرد گرچه در واقعیت کاملا با یکدیگر مرتبط هستند. یکی متغیرهای مرتبط با رویه ها و دیگری متغیرهای مرتبط با اعضای سازمان.

در مورد اول، استانداردسازی رویه ها یکی از عواملی است که می تواند به بهبود فضای سازمانی کمک کند. وقتی کارکنان بخشهای مختلف، مسئولیتها و وظایف هر بخش را طبق رویه ها، الزامات و قواعد راهنمایی انجام دهند که از قبل طی فرایندی تخصصی و مشارکتی تعیین و مستند شده اند، از میزان اعمال سلیقه در مواجهه با وضعیتهای مختلف چه از سوی کارمندان و چه ارباب رجوع، کاسته می شود و هر دو طرف، احساس عدالت، اعتماد و امنیت بیشتری خواهند داشت.

استانداردسازی متغیری است که می تواند مورد مطالبه کارمندان شاغل در یک بخش خاص باشد. بدین منظور، ابتدا باید مراحل انجام کار در بخش مورد نظر، مشکلات و عوامل مزاحم در کارآمدی شناسایی شده و اولویتها تعیین شوند. در مرحله بعد باید برای رفع مشکلات یا ارتقاء کیفیت عملکرد بر مبنای امکانات و محدودیتهای موجود برنامه ریزی کرد و در نهایت با ارائه گزارشی از وضعیت موجود شاخصهای عملکردی و تعیین هدفهای مشخص و قابل سنجش برای ارتقاء این شاخصها، مدیر مربوطه را به همراهی با فرایند استانداردسازی، مجاب نمود. بعید می دانم پیشنهاد یک طرح جمعی هدفمند و همراه با استراتژی اعضای یک بخش از سازمان به منظور ارتقاء عملکرد بخش مربوطه، با مقاومت و مخالفت مدیر مجموعه مواجه شود و به احتمال زیاد فرصت بهبود شرایط در اختیارشان قرار خواهد داشت. استاندارد سازی رویه ها علاوه بر تسهیل و تسریع امور، به کاهش ابهامات موجود کمک کرده و به جو سازمانی وضوح و سلامت بیشتری می بخشد.

در مورد متغیرهای مرتبط با اعضای سازمان، نقش مدیران در ایجاد جو سازمانی مناسب تعیین کننده است. معتبر بودن شخصیت مدیر، انجام امور را به شکل مثبتی تحت تاثیر قرار می دهد. اشتهار مدیر به توانمندی، صداقت و قابل اعتماد بودن، عدالت و بی طرفی و حفظ حرمت کارمندان از طریق توجه به مشکلات آنها و مشارکت دادنشان در تصمیم گیری و اداره امور، موجبات اعتبار او و تولید هوای سالم برای تنفس سازمان را ممکن می سازد.

کارمندان نیز از دو مجرای مشخص می توانند تاثیرگذار باشند، اول با داشتن روحیه مثبت و بالا، ایجاد ارتباط احترام آمیز با یکدیگر و تلاش برای انجام کارهای تیمی مشترکی که منجر به ایجاد منفعت جمعی بر اساس ارتقاء عملکرد سازمان می شود و دوم از طریق نادیده گرفتن قواعد غیررسمی که پیروی از آنها موجبات بی انگیزگی، بی عدالتی و یا سوء استفاده را فراهم می کند. تن دادن به قواعد عرفی و غیررسمی محل کار، تا جایی معقول است که پیروی از آنها موجبات مسمومیت فضای سازمان را فراهم نکند. اساس روابط بوروکراتیک بر قوانین و مقررات رسمی استوار است که بر مبنای عقلانیت، برای حداکثر کارایی و فارغ از ویژگیهای شخصیتی اعضای سازمان در پستهای سازمانی تعیین شده اند.  نقشها، وظایف، حقوق و مسئولیتهای هر فرد در هر پست سازمانی مشخص و تعریف شده است. اگر ملاحظات غیررسمی، شخصی یا شخصیتی، فرد را ناچار سازند از حقوق خود صرفنظر کرده و یا نتواند به درستی به وظایف خود عمل کند، تسلیم شدن در مقابل آنها اشتباه بوده و با در نظر داشتن ملاحظات و قواعد رسمی، باید در مقابل آن موضع گرفت. اتخاذ چنین رویکردی توسط تعداد قابل توجهی از عضای سازمان می تواند الگوهای قواعد غیر رسمی را در جهت افزایش کیفیت فضای سازمانی اصلاح کند.